( van toepassing op vennootschappen Zelda Personeelsdiensten BV, Zelda Personeelsdiensten Noord BV, Zelda Personeelsdiensten Oost BV)
Het vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens willen we elke dag weer waarmaken. We werken met goed beveiligde informatiesystemen en heldere privacy statements. Wanneer nodig passen we deze aan. Lees hier hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wie zijn we
Wij zijn Zelda Personeelsdiensten BV, gevestigd te 5462 CW Veghel, Hoogstraat 5, waar voor haar zustermaatschappijen Zelda Personeelsdiensten Oost BV en Zelda Personeelsdiensten Noord BV (hierna tezamen: Zelda of wij of we) verantwoordelijk voor de verwerkingen van jouw persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG)

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens
Wij verzamelen persoonsgegevens van:
Bezoekers en gebruikers van de website
als je onze website bezoekt of onze app gebruikt, verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website of app gebruikt. Deze informatie helpt ons om de website of app te verbeteren, voor jouw gebruiksgemak en om je zo goed mogelijk van dienst te zijn.
De informatie verwerken we met jouw toestemming om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren.

Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp-ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers, deelnemers van klanten of andere personen
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, werving & selectie, in- en doorleen, planning en personeels- en salarisadministratie.
De informatie verwerken we;
• Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren
• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
• In beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven. (Indien je jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van je ouders of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).

Zakelijke relaties
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, (2) om een zakelijke relatie te onderhouden, (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden, en (4) een plaatsingsbevestiging te leveren,
De informatie verwerken we;

• Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren
• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens) dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
• Op grond van jouw toestemming.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens
Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld als;

• Je onze website bezoekt of planningsapp gebruikt
• Jouw gegevens invult of achterlaat op onze website
• Een account aanmaakt op de website of via de planningsapp
• Je je inschrijft op één van onze vestigingen; of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om jou een dienst te verlenen.

En als wij dit niet direct van u hebben gekregen;

• Van social media, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk. In dat geval benaderen we je om te toetsen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven of op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om rekening te houden met jouw wens niet door ons benaderd te worden
• Als wij persoonlijke informatie ontvangen van door jou opgegeven referentie contactpersonen
• Als klanten waar je bent aangeboden of waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over jou met ons delen of die jou aanmeldt voor onze dienstverlening; indien dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst
• Van leveranciers in het kader van in- en doorleen, in dat geval hebben wij met de leverancier afgesproken dat deze jou informeert en verwijst naar ons privacystatement.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen
Zelda kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers:

• Bedrijven die deel uitmaken van de Legend Groep
• Onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens Zelda diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen
• Derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-, opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die metingen doen o.a. ten behoeve van certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen)
• Opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen, waar je via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor jouw bemiddeling;
• Individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij op jouw verzoek gegevens verstrekken of die ons op jouw verzoek informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus
• Derden aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of, op jouw verzoek, gegevens delen in verband met dataportabiliteit
• Pensioenfonds, indien van toepassing
• Overheidsinstanties en andere instanties (zoals bijvoorbeeld subsidie-aanvragers of Justis) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”

Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven of opgeslagen buiten Nederland. Zelda heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Jouw persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meerdere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Wij zullen jouw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de EU doorgeven waarvan de Europese Commissie van mening is dat jij daar een afdoende mate van bescherming hebt of waar Zelda of haar zustermaatschappijen passende veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de privacy van jouw gegevens te waarborgen. Voor vragen hierover zie contactgegevens hieronder.

Je rechten
Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor; 

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken
• Rectificatie van je persoonsgegevens
• Verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen
• Beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens
• Overdracht van je gegevens.

In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen.
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.
Voor kandidaten, flexwerkers, zzp-ers en opdrachtgevers met een account in de planningsapp of portal:
Indien je een eigen account hebt, heb je inzage in een groot deel van je persoonsgegevens en kun je als kandidaat, flexwerker of zzp-er de gegevens voor het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid) downloaden. Je kunt zelf ook een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in jouw CV, indien van toepassing, of jouw accountgegevens.

Als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je ook het recht om jouw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van jouw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van Zelda.
Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken;

• Als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van informatie voor nieuwsberichten, evenementen, alerts of andere berichten, dan kun je je daarvoor afmelden via de afmeldmogelijkheid in de mail die je daarover ontvangt of in jouw account
• Je kunt via je browser settings voorkomen dat cookies worden geplaatst, maar ook kun je te allen tijde jouw cookie instellingen wijzigen of verwijderen van jouw apparaat via de browser instellingen.

Wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen, dan kun je contact opnemen met jouw contactpersoon en/of vestiging.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heb je vragen of opmerkingen dan kun je contact opnemen met je
contactpersoon/planner.
Indien je klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en zo nodig onze dienstverlening/werkprocessen kunnen aanpassen/verbeteren.
Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld vermoedt u verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan telefonisch direct weten.

Beveiliging
Zelda doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij doen dat aan de hand van ons informatiebeveiligingsbeleid. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.
Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Zelda met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico. De juiste werking en beveiliging van de planningsapp is alleen te garanderen wanneer het device, waar de app op is geïnstalleerd, voorzien is van de officiële versies van besturingssystemen van Google (Android) en Apple (iOS) die door ons worden ondersteund.

Wijzigingen
Zelda kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacystatement. Het meest actuele privacystatement is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan het privacystatement regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in januari 2023.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Welke gegevens verzamelen we
Bij inschrijving; 

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht (zoals opgenomen in het paspoort)
• Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
• Pasfoto
• Kopie bankpas (tbv salarisbetaling)
• Kopie zorgverzekeringspas (check wettelijke verzekeringsplicht)

Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland.
Wij zetten ons in voor een inclusieve arbeidsmarkt, waar iedereen die kan, mee mag doen. Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogd).
Op het moment dat je voor Zelda kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt;

• Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie

Indien je via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever:

Gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van
de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).

Zelda legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag. In het normale proces van uitzenden worden dergelijke gegevens niet gevraagd noch verzameld, laat staan vastgelegd of dorgegeven.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, werving & selectie, planning, personeels- en salarisadministratie.
Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;

• (correct en duidelijk) Met je te communiceren
• Je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert)
• Je te benaderen voor aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn
• Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn
• Onze dienstverlening te verbeteren
• Jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, referentiechecks, social media (enkel indien dit voor de functie echt relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven)
• Inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet kunt worden of hoe we je kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk
• Je voor te stellen bij onze opdrachtgevers,
• Je zo goed mogelijk volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen
• Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
• De benodigde acties en administratie uit te voeren in geval wij eigenrisicodrager zijn
• Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen
• Voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
• Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering
• Aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e. d.
• Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met jou zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk. Dat betekent:
Kandidaten (indien je (nog) niet voor Zelda hebt gewerkt)
Jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, certificaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien je niet voor Zelda hebt gewerkt. Je krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven.
Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je jezelf uitschrijven via een bericht aan je planner. Je ontvangt een bevestiging en jJe wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Zelda. Jouw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij redruitment is deze periode 24 maanden) in verband met claimrisico’s. In deze afgeschermde omgeving zijn jouw gegevens enkel beschikbaar voor de Zelda-backoffice onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden jouw gegevens definitief verwijderd.

Indien je voor Zelda werkt/hebt gewerkt

Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.
Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Zelda.
Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, dan kun je dit aangeven bij jouw contactpersoon/planner. Je wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Zelda. Je persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Jouw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor Zelda onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

Zakelijke relaties
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

• Naam en contactgegevens
• Functie
• Gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of dat je vertegenwoordigt;
• Gegevens om een goede zakelijk relatie met je kunnen onderhouden
• Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens? Wij verzamelen jouw gegevens om;

• De overeenkomst met je te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen
• Met jou te kunnen communiceren
• Een goede zakelijke relatie met je te onderhouden, om
• Je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten
• Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich hiervoor hebt aangemeld (opt-in)
• Om te kunnen factureren
• Om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen
• Om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de portal en het accountbeheer in te regelen
• Voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken)
• Jou aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten
• Jou te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien jij je hiervoor hebt aangemeld (opt-in)
• Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of jou beter van dienst te kunnen zijn
• Onze dienstverlening te verbeteren.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.

Versie januari 2023